Sebagai pengusaha kita pasti akan bergelut dengan stock dan aktifitas penjualan barang. Yes, mungkin ada beberapa teman yang sudah memiliki tim profesional untuk handle transaksi ini atau ada yang masih menjadi CEO(chief of everything) dalam transaksi bisnisnya. Dan keduanya juga oke juga selama pekerjaan tersebut berlangsung dengan baik dan tercatat secara rapi. Dan diartikel kali ini, saya akan membahas tentang salah satu transaksi yang lumayan krusial dalam menjalankan bisnis yaitu bagaimana kita menyiapkan purcase order (PO).
Purchase order (PO) sendiri adalah faktur pembelian yang disiapkan oleh pembeli dalam rangka membeli barang dari pihak penjual. Dan dokumen ini juga dapat dikatakan seperti kontrak kesepakatan antara pembeli dan penjual terkait transaksi pembelian barang. Hal ini sangat berbeda dengan invoice, dimana invoice adalah dokumen yang dikirim dari penjual ke pembeli terkait transaksi. Jadi, hal ini bisa dipahami. Lalu bagaimana caranya Anda menyiapkan PO untuk transaksi Anda ke penjual, berikut tipsnya:
- Cantumkan nama, alamat dan nomor kontak perusahaan Anda. Hal ini akan memudahkan penjual untuk berkomunikasi dengan Anda dan ini juga dalam rangka branding perusahaan Anda
- Cantumkan dengan detail kebutuhan atau jumlah pembelian Anda. Hal ini akan sangat berguna untuk digunakan sebagai rujukan atau kroscek apakah produk yang Anda beli sudah sesuai dengan nilai atau jumlah yang tercantum di PO.
- Cantumkan metode pembayaran yang diharapkan
- Cantumkan cara pengiriman barang yang Anda request
- Nomor pesanan, hal ini digunakan untuk mengecek transaksi yang dilakukan oleh perusahaan Anda sehingga akan mudah untuk ditelusuri dikemudian hari.
- Pajak dan biaya-biaya lain yang diperkirakan akan timbul
- Total harga
Selain 7 tips diatas, membuat PO juga sangat penting karena akan bermanfaat untuk mengamankan stock yang Anda beli, sehingga tidak ada alasan jika barang yang akan Anda beli kosong atau dibeli oleh pihak lain.Dan yang terakhir, termasuk yang paling penting dalam manfaat membuat PO yaitu untuk meminimalisir terjadinya kesalahan bahkan penipuan dikemudian hari. Semakin detail dan lengkap ketika kita membuat PO maka akan semakin baik. Dan setelah PO sudah diajukan maka selanjutnya adalah Anda memonitoring transaksi agar berjalan aman dan sesuai PO.
Untuk Anda pengusaha yang membutuhkan support pendanaan dalam rangka menyiapkan stock/pembelian produk dalam jumlah besar dapat menggunakan P2P Lending yang sudah terpercaya. Ini dapat dijadikan salah satu solusi untuk mengatasi kebutuhan produksi bisnis Anda baik usaha garment, software, konstruksi, dll. Menjadi pengusaha tidak sekedar membeli dan menjual barang melainkan bagaimana caranya bisnis Anda menjadi solusi.
